Cuidado: Publicações Impróprias em Redes Sociais podem prejudicar quem busca Emprego

Fotos daquele churrasco em que todos beberam demais, frases do tipo “não aguento mais trabalhar” ou “eu odeio o meu chefe” são comuns no face book. Mas, quem já tem ou que está a procura de emprego, deve pensar mil vezes antes de expor sua vida nas redes sociais. Os exageros podem acarretar em demissão ou a eliminação de candidatos.

Face book, Orkut e Twitter passaram a ser utilizados como ferramentas investigativas na seleção de interessados em vagas tanto na iniciativa privada como na pública.

Como exemplo, Roberto Martins, que é gerente de recursos humanos da Beneficência Portuguesa e professor de RH da Tecnoponta, revela que utiliza a ferramenta para “confrontar realidades”.

“A entrevista não é substituída pela busca do perfil do candidato nas redes sociais. O que fazemos é pesquisar sobre o comportamento, e identificar atitudes que estejam ou não em equilíbrio com o perfil da empresa. Muitas vezes, o que o candidato diz na entrevista é desmentido nessa pesquisa”, explica.

Martins diz que avalia o linguajar, as comunidades as quais o candidato participa, entre outros aspectos. “Se a pessoa aparece em fotos com diversas cores no cabelo, alargador na orelha não pode contratar para o cargo de recepcionista, por exemplo. Mas isso sempre depende do perfil da empresa.”

Por outro lado, as redes sociais também podem ajudar na hora de procurar um emprego. “A internet pode ser um meio fácil e eficiente de procurar e conseguir um emprego basta saber usar”.

Sem pesquisa – Entretanto, nem todos concordam em avaliar elementos da vida privada para o exercício da carreira profissional. A dona de uma consultoria de recursos humanos em Santos, Roberta Trigo, considera antiético fiscalizar Face book e Orkut. “Não podemos julgar o profissional pelo que ele faz fora do trabalho. Muitas vezes, as fotos e comentários publicados correspondem a um momento de diversão, explosão, não podemos generalizar e julgar”, defende.

“Para o professor de Direito e especialista em Direito Eletrônico, Marco Antônio Araújo Junior, a prática além de não ser ilegal está dentro do poder investigativo da empresa ou da banca examinadora, quando nos casos de concursos públicos.” A seleção e a entrevista tem caráter subjetivo. “Desta forma, identificar candidatos que tenham comentários ou participem de comunidades preconceituosas, sexistas, homo fóbicas ou que instiguem a prática de crimes pode ser mais um critério de exclusão”.

O especialista defende a busca de dados da vida atual e pregressa de candidatos a empregos públicos ou privados na internet. “O futuro empregador pode ter ciência do perfil do candidato a partir de suas preferências ou associações, e aprová-lo ou não em um processo seletivo”. Um dos grandes problemas, de acordo com Martins é que muitos candidatos que participam de processos seletivos não se dão conta de que sua página no Face book, Orkut ou Twitter pode estar sendo monitorada e, em razão disso, acabam adotando posicionamentos inapropriados.

“Manter uma conduta equilibrada, sem excesso de exposição, com fotografias sóbrias pode ser um diferencial para quem pretende encontrar uma posição de destaque no mercado de trabalho.”, adverte o professor. (A Tribuna On-line)

Regras básicas de comunicação profissional por e-mail

Todos nós, com certeza, já recebemos de um colega de trabalho, e-mails incompreensíveis ou de difícil leitura onde, ao final do texto, ficamos imaginando o que a pessoa realmente queria comunicar.

Consciente ou inconscientemente, ao abrir nossas caixas postais, fazemos, geralmente, uma varredura na linha de assunto, a fim de decidir quais mensagens iremos abrir, a prioridade das mesmas e aquelas que, simplesmente, serão excluídas.

Lembre-se que a sua mensagem não é a única na caixa de entrada do destinatário e o campo Assunto do e-mail poderá decidir a prioridade em que a sua mensagem será lida, ou até mesmo, se será lida. Portanto, defina o que você deseja comunicar em pouquíssimas palavras e, então, adicione à sua mensagem. Redija o campo Assunto, com um título informativo, que em pouquíssimas palavras realmente expresse a essência da sua mensagem.

Utilize um padrão visual e ortográfico adequado para seus e-mails profissionais. Nada pior do que receber uma mensagem contendo um fundo que dificulte sua leitura, ou ainda, com cavalinhos coloridos “correndo” na mensagem. O fundo que mais facilita a leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas costumam utilizar os logotipos que no caso, não tem problema algum, desde que sejam de tamanho adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor.

Nada de mensagens utilizando :-), :-(, [ ]s ou outras coisas do tipo, porque as pessoas não são obrigadas a conhecer os seus significados, como também não são apropriadas comercialmente falando. Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases em pontos que você, realmente, tenha necessidade de destacar. Outro ponto a ser comentado é o uso de frases inteiras em letras maiúsculas, independentemente, da intenção de uso, dá a sensação que você está gritando.

Este meio de comunicação funciona melhor quando você utiliza textos relevantes no próprio corpo da mensagem.

Identifique-se claramente, principalmente, num primeiro contato. Inclua sempre seu nome, cargo e quaisquer outros elementos de identificação que lhe pareçam essenciais. Cabe, aqui, ressaltar a importância de uma assinatura padronizada, contendo os dados necessários, tais como, sua página na internet, telefone, etc.

Se você já teve a oportunidade de um contato presencial, mas, não tem certeza que a pessoa lembra-se de você, não se acanhe em utilizar uma frase como: “gostaria de continuar a falar sobre a importância da comunicação, tema que tratamos rapidamente em nossa conversa no elevador”.

Seja sempre educado e cordial, pois, se, por alguma razão, estiver de “cabeça quente” escreva sua mensagem, salve-a no rascunho e não a envie imediatamente.

Antes de enviar a mensagem reserve tempo suficiente para revisar o texto, mesmo que vá fazer uso do corretor ortográfico, pois, este recurso ajudará, mas, não é perfeito.

Jamais escreva alguma coisa que você não gostaria de ver publicado sobre a sua pessoa, ou sobre a empresa que você trabalha, pois e-mails podem ser utilizados como documentos em algumas situações. Além disso, este meio de comunicação não é totalmente seguro e sempre existem, por menor que seja uma possibilidade de sua mensagem ser interceptada por pessoas que não estejam ligadas àquela correspondência.

Distingue situações formais das informais. Quando escrever para um amigo ou um colega de trabalho próximo, você poderá até não utilizar a formalidade, entretanto, lembre-se que, em alguns casos, as pessoas esperam de você uma resposta formal, pois, você está tratando de negócios, desta maneira, utilize sempre o bom senso.

Os prazos de respostas para e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis. Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber mensagens fora do território nacional e coloque-se no horário do seu interlocutor.

Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de dar uma resposta até o prazo acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por ventura a resposta demandar de uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é recomendável que isto seja informado conforme o exemplo a seguir: “necessito de um prazo X para lhe enviar o solicitado”.

Conservação de Documentos

Conheça os Principais Fatores de Degradação dos Documentos

1. UMIDADE E TEMPERATURA

É curioso saber que o papel necessita de certa quantidade de umidade para conservar sua flexibilidade.Se juntar o excesso de umidade e uma temperatura elevada, favorece o aparecimento e o desenvolvimentos de fungos e insetos, nocivos ao documento.

Todo papel possui uma característica comum: absorver ou perder água de acordo com a umidade do local onde se encontra.

Quando a umidade varia, aumentando ou diminuindo, as fibras do papel se dilatam ao absorver o excesso de umidade ou se contraem ao perder umidade.

Esse movimento de contração e dilatação provoca rupturas na estrutura do papel, causando seu enfraquecimento.

É importante manter um controle da temperatura e da umidade. O controle da umidade se faz através de desumidificadores, para locais úmidos e de umidificadores, para locais secos.

Já a temperatura é controlada por condicionadores de ar, cujo funcionamento deve ser contínuo, de modo a evitar a oscilação de temperatura e também da umidade.

Traça

Mofo

2. ILUMINAÇÃO

A luz é benéfica para muitas coisas, inclusive para a boa conservação

do papel, desde que sua intensidade seja controlada porque certas radiações são agentes que causam danos ao documento.

Tanto a luz natural como a luz artificial emitem raios que prejudicam os livros.

Isso acontece quando a luz solar ou de lâmpadas incidem diretamente sobre os papéis e tintas, o que pode tanto clarear,quanto escurecer.

No caso de luz solar, o controle pode ser feito usando-se cortinas, persianas e filtros refletores de raios ultravioletas,o controle da luz artificial é mais fácil. 

Veja estas dicas:

•  Reduza a iluminação ao máximo possível nos locais onde estão armazenados os livros.
•  Suspenda ou afaste as luminárias que refletem luz sobre as estantes.
•  Evite que a radiação incida diretamente sobre os documentos.
•  Use lâmpadas incandescentes em vez de fluorescentes. Elas são menos prejudiciais.

3. POEIRA

A poeira é constituída de cristais de arestas pontiagudas que cortam as fibras do papel e,contém esporos de fungos que aderem aos materiais orgânicos e quando encontram condições adequadas para seu desenvolvimento se proliferam causando a degradação do papel.

Existem algumas providências importantes que ajudam a combater a poeira.

• higienização periódica dos livros e documentos e também do local onde estão arquivados;
• colocação de filtros nas entradas de ar dos locais onde estão os livros;
•  proteção dos documentos por meio de caixas ou envelopes preferencialmente confeccionados em papel neutro.
• substituição dos vidros quebrados das portas e janelas.

Higienização 

Limpeza a seco para retirada do pó, bem como de objetos estranhos à obra, tais como marcadores, grampos metálicos, flores e folhas secas, recortes de jornal etc.

4. INSETOS E ROEDORES

Os insetos e os roedores são capazes de causar grandes e irreversíveis danos aos acervos, pois muitos deles se alimentam dos materiais que constituem os livros e documentos, além dos móveis de madeira,também são atraídos por resíduos de alimentos no local do acervo.

Desses animais, os  mais comuns são: o rato, a barata, o cupim, a traça e a broca.

Veja algumas dicas para evitar a presença desses agentes

• limpeza constante dos livros, documentos e local do armazenamento;
• colocação de telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local de muita vegetação;
• não comer nem guardar alimentos no local do acervo, assim como em suas proximidades;
•  observação minuciosa ao incorporar novos materiais ao acervo.

Cupim

5. FUNGOS E BACTÉRIAS

Os fungos, também conhecidos como mofo ou bolor, inicialmente podem parecer inofensivos, mas uma vez detectada sua presença, a primeira providência deve ser reduzir a umidaderelativa e a temperatura a níveis ideais.Em condições ideais de climatização, ou seja, temperatura entre 18° a 22°C e umidade entre50% a 60%, os microrganismos poderão até se instalar, mas seu desenvolvimento será inibido.

Apesar de todas as precauções tomadas para se evitar o florescimento dos fungos e bactérias nos acervos, isso pode acontecer. Portanto, além do controle da umidade e temperatura, outras precauções deverão ser tomadas:

•   limpar periodicamente as obras e o local do acervo;
•   não colocar volumes muito próximos do solo, paredes e tetos, bem como de vasos com plantas e jardins;
•   proporcionar ventilação constante no local de armazenamento.

Como Conservar os Livros

O livro deve ficar em pé , formando um ângulo reto com a prateleira, já encostado ao  próximo livro, um ao lado do outro. Evite pressioná-los um contra o outro, o livro precisa deslizar suavemente ao ser retirado da estante.É fundamental que isso ocorra sem que qualquer atrito entre eles, caso contrário,será necessário segurá-lo com força pela lombada, o que o danificaria.

Enfileirar de forma a conseguir manusear segurando-os pela capa, ajeite-os para que um não tombe sobre o outro, isso poderá arrebentar suas costura.
tome cuidado com as unhas para não machucá-los e mantenha suas mãos sempre limpas, não coma ou beba nada próximo aos livros.
Escolha bem o local da estante em que guardará os livros, a luminosidade excessiva desbota suas capas e a umidade deforma tanto a sua capa como o miolo.
A poluição e a poeira são danosas para os livros.Evite que os danos sejam maiores mantendo os livros livres do pó.
Esqueça o pano úmido, ou qualquer tipo de material de limpeza.Eles diminuem o tempo útil do livro. Limpe sempre as estantes e as capas dos livros com uma flanela seca.

Reuniões

As reuniões devem ser bem organizadas e ter objetivos claros, para serem produtivas.

Informações para programar uma reunião:

• - Tipo;                       
• - Dia e data;
• - Duração;
• - Local;
• - Organizador da pauta;
• - Pauta;
• - Encarregado de redigir ata;
• - Participantes;

Reuniões Eficazes

Para conduzir uma reunião deve-se considerar:

DECISOES: Ao termino da reunião todos devem saber quais as decisões tomadas, quando e como serão efetivadas.

O condutor da reunião deve adiar ou convocar outras reuniões, resumir, ler e checar as assinaturas na ata.

OBJETIVOS: Os objetivos estabelecem os métodos das reuniões.

PAUTA: E indispensável à elaboração da pauta onde os participantes acrescentam itens na lista de assuntos.

DOCUMENTACAO: A documentação deve ser preparada com antecedência e uma pessoa para redigir a ata.

TEMPO: Respeitar o horário, para a reunião ser produtiva e não se tornar cansativa.

CONDICOES FISICAS: A sala deve estar organizada, com os materiais preparados bem como, a água e as bebidas.

DISCUSSÃO: Observação para o organizador;

- Liderar sem falar demais;

- Não fugir dos assuntos estabelecidos;

- Verificar se estão cientes dos objetivos das discucoes e escutando do que e tratado;

- Dar idéias e sugestões quando os participantes estiverem desinteressados;

- Discutir de forma franca e aberta e não permitir manipulação;

Tipos de reuniões

ORDINÁRIA – São previstas pelo estatuto da empresa.

EXTRAORDINÁRIA – Quando surgem problemas que exijam que os membros da diretoria e sócios opinem.

A Importância das Agendas para a Organização do Trabalho

A organização no trabalho depende grande parte da agenda ela assume vital importância no decorrer da rotina diária a utilização da mesma deve seguir algumas diretrizes:

1. trabalhar com 2 agendas para compromissos uma para você e outra para seu executivo você deve anotar os compromissos importantes nas duas isso evitara que ele te chame todo o momento para saber quais são seu próximos compromissos

2. Organizar uma agenda de endereços E: nome, endereço, nome da empresa, cargo, telefone, CEP, de todas as pessoas e clientes, lista de restaurantes bufes com endereços e telefones também é interessante que haja uma duplicata desta agenda em caso de perda da mesma.

3. na agenda de compromissos anotar datas que deveram ser lembradas

4. organizar as listas sempre por ordem alfabética com o nome mais conhecido sempre  tenha uma agenda de bolso com você para anotar detalhes que você só lembra quando chega em casa faca de sua agenda o seu centro de informações .

           Tipos de agendas

1.       Diárias,

2

 Semanal,

Mensal,

Outros tipos de agendas: endereços, aniversários, cartões de natal, reuniões e eventos.

Anotações básicas

Geralmente uma anotação tem que ser feita de modo rápido para facilitar e garantir que dados importantes não sejam esquecidos resumam as informações de modo que obtenha as seguintes respostas:

Quem? O que?

Pra que? Quando? Onde?

Ex: Quem? Sr. Antônio Luís Muller

O que? Convida

Pra que? Inauguração da nova loja Muller e Cia

Quando? Dia 15/03/2012

Onde? Rua das Ostras, 552.

Twitter

Grupo Aadm

Métodos de Arquivamento

Existem quatro métodos de arquivamento utilizados na construção dos arquivos empresariais.Podem ser usados de maneira isolada ou conjunta.

a)Alfabético: Devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois o prenome na ordem em que apresentam.

ex: Barbosa, Aníbal

a.1) Nomes que exprimen grau de parentesco:

       Vasconcelos Jr,Gustavo

a.2) Títulos honoríficos - são colocados entre parênteses:

       Araújo, Paulo (General)

a.3) Nomes espanhóis o penúltimo correspondente ao da família do pai:

      Hernandez Xavier, José

a.4) Nomes orientais, japoneses, árabes, etc...

      Al Ben Abid

a.5) Nomes de empresas: conforme se apresentam;

      Álvaro Costa e Cia

a.6) Expressões como "Sociedade" e "Companhia" (Cia) devem ser usadas por extenso:

      Companhia Brasileira de Alimentos

a.7) Empresas que usam siglas: devem ser arquivadas dos mesmo jeito:

      UFRGS

a.8) Os nomes das empresas que contém algarismos, devem ser alfabetados:

      Ferragem 2 (dois) Irmãos

a.9) Alfabeticamente: podendo ser feito por letra ou palavra por palavra:

      Por letra               Por palavra

      Porta                    Porta

      Porta-algodão      Porta-algodão

 b) Numérico: neste método os números não são reaproveitados, póis o número atribuido ao cliente passa a ser dele, são usadas nos casos bancários, serviços públicos, arquivos hospitalares etc...

c) Geográfico: usa-se o nome do país, nome da capital e o nome dos correspondentes:

   Brasília

   Ministério da Educação

   Ministério do Interior

   Obs: Em rigorosa ordem alfabética.

d) Por assunto: é a melhor forma de organização, mas para executá-lo deverá ter um amplo conhecimento da empresa. Os assuntos devem ser ordenados de forma alfabética:
  - Cartas Emitidas
  - Cartas Recebidas
  - Relatórios de Compra
  - Relatórios de Vendas

Atualização de Arquivos

  Existem três tipos de transferência de documentos ou papéis de um arquivo para outro:
- Transferências periódicas: são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.
- Transferência permanetes: são realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.
- Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porquê mantêm em ordem os arquivos ativos.
                                   

         Dicas para um arquivo bem organizado

               - Use pastas para arquivo;
               - Identifique suas pastas;
               - Etiquetas de pasta e arquivos devem estar em ordem alfabética;
               - Organize os documentos em ordem alfabética ou numérica;
               - Para escrever nas etiquetas, siga a ordem: sobrenome, nome e iniciais dos nomes intermediários.

Arquivos

São conjuntos de documentos organizados.

Tipos de arquivos

Empresariais: visa utilizações futuras,com fácil acesso, rápido e eficiente.

Ativos: consultados com frequência,conservados em local de fácil acesso nas repartições que os produzem e recebem.

Transitórios: deixaram de ser consultados com frequência , mas permanecem acessíveis.

Permanentes: (morto) são as memórias da empresa

Centralizados: reunidos em um único local da empresa.

Descentralizados: é utilizado na maioria das empresas, criado de acordo com as necessidades dos departamentos.

Exemplo de arquivo Ativo

Exemplo de arquivo Transitório

Exemplo de arquivo Permanente( Morto)

Conservação e Proteção de Documentos

Determinamos o valor do documento conforme a finalidade e vigência que são classificados em:

1. Permanentes-vitais: conservados indefinidamente por possuir importância vital para a empresa, sem eles a empresa não funciona. Ex.:contratos, escrituras, estatutos,livros de atas e outros.
2. Permanentes: guardados indefinidamente, porém sem importância vital. Ex.: relatórios anuais, registros de empregados, recibos de impostos e taxas e outros.
3. Temporários: tem valor de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar e outros.

Os documentos vitais merecem cuidados especias como proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e outros eventos, pois a perda ou destruição desses documentos pode significar até o fracasso total de uma empresa.

Algumas maneiras para proteger tais documentos são a utilização de cofre a prova de fogo e a microfilmagem dos documentos vitais.

Organização e Automação do Escritório

Organização: 

É  um sistema que nossa sociedade deveria usar como um hábito(cultura) no nosso dia-a-dia em empresas(escritório) e fora delas.  Organização são relações que ligam funcionamento e desenvolvimento de Trabalhos físicos e tecnológicos organizados.

Automação:

 É  um sistema  de controle no processo de  funcionamento, introduzindo aplicações e correções num conjunto de técnicas computadorizadas e mecânicas para diminuir o uso de mão-de-obra em qualquer processo (HOMEM X MÁQUINA) especialmente com o uso de robôs computadorizados mais eficientes nas linhas de produção.
A automação diminui os custos e aumenta a velocidade da produção. Uma relação entre o melhor custo/beneficio Fonte: Lacombe (2004)

O que é um Assistente Administrativo?

A profissão de Assistente Administrativo é focada em realizar atividades fundamentais em empresas públicas e privadas.

Elabora e redige documentos, analisa, examina e confere; acompanha o fluxo de entrada e saída, auxilia na elaboração de projetos, auxilia na organização de eventos, organiza a agenda do diretor ou cargo correlato, representa-o formalmente junto aos órgãos competentes; desenvolve outras atividades determinadas pela chefia.