Todos nós, com certeza, já recebemos
de um colega de trabalho, e-mails incompreensíveis ou de difícil leitura onde,
ao final do texto, ficamos imaginando o que a pessoa realmente queria
comunicar.
Consciente ou
inconscientemente, ao abrir nossas caixas postais, fazemos, geralmente, uma
varredura na linha de assunto, a fim de decidir quais mensagens iremos abrir, a
prioridade das mesmas e aquelas que, simplesmente, serão excluídas.
Lembre-se que a sua mensagem
não é a única na caixa de entrada do destinatário e o campo Assunto do e-mail
poderá decidir a prioridade em que a sua mensagem será lida, ou até mesmo, se
será lida. Portanto, defina o que você deseja comunicar em pouquíssimas
palavras e, então, adicione à sua mensagem. Redija o campo Assunto, com um
título informativo, que em pouquíssimas palavras realmente expresse a essência
da sua mensagem.
Utilize um padrão visual e
ortográfico adequado para seus e-mails profissionais. Nada pior do que receber
uma mensagem contendo um fundo que dificulte sua leitura, ou ainda, com
cavalinhos coloridos “correndo” na mensagem. O fundo que mais facilita a
leitura é o fundo branco, no entanto, várias empresas costumam utilizar os
logotipos que no caso, não tem problema algum, desde que sejam de tamanho
adequado e que não façam a mensagem virar um outdoor.
Nada de mensagens utilizando
:-), :-(, [ ]s ou outras coisas do tipo, porque as pessoas não são obrigadas a
conhecer os seus significados, como também não são apropriadas comercialmente
falando. Utilize recursos como negritar ou sublinhar palavras ou frases em
pontos que você, realmente, tenha necessidade de destacar. Outro ponto a ser
comentado é o uso de frases inteiras em letras maiúsculas, independentemente,
da intenção de uso, dá a sensação que você está gritando.
Este meio de comunicação
funciona melhor quando você utiliza textos relevantes no próprio corpo da
mensagem.
Identifique-se claramente,
principalmente, num primeiro contato. Inclua sempre seu nome, cargo e quaisquer
outros elementos de identificação que lhe pareçam essenciais. Cabe, aqui,
ressaltar a importância de uma assinatura padronizada, contendo os dados
necessários, tais como, sua página na internet, telefone, etc.
Se você já teve a oportunidade
de um contato presencial, mas, não tem certeza que a pessoa lembra-se de você,
não se acanhe em utilizar uma frase como: “gostaria de continuar a falar sobre
a importância da comunicação, tema que tratamos rapidamente em nossa conversa
no elevador”.
Seja sempre educado e cordial,
pois, se, por alguma razão, estiver de “cabeça quente” escreva sua mensagem,
salve-a no rascunho e não a envie imediatamente.
Antes de enviar a mensagem
reserve tempo suficiente para revisar o texto, mesmo que vá fazer uso do
corretor ortográfico, pois, este recurso ajudará, mas, não é perfeito.
Jamais escreva alguma coisa que
você não gostaria de ver publicado sobre a sua pessoa, ou sobre a empresa que
você trabalha, pois e-mails podem ser utilizados como documentos em algumas
situações. Além disso, este meio de comunicação não é totalmente seguro e
sempre existem, por menor que seja uma possibilidade de sua mensagem ser
interceptada por pessoas que não estejam ligadas àquela correspondência.
Distingue situações formais das
informais. Quando escrever para um amigo ou um colega de trabalho próximo, você
poderá até não utilizar a formalidade, entretanto, lembre-se que, em alguns
casos, as pessoas esperam de você uma resposta formal, pois, você está tratando
de negócios, desta maneira, utilize sempre o bom senso.
Os prazos de respostas para
e-mails deverão ser de até 24 horas, respeitando o calendário de dias úteis.
Não se esqueça do fuso horário ao enviar e receber mensagens fora do território
nacional e coloque-se no horário do seu interlocutor.
Ao receber um e-mail pertinente, não deixe de
dar uma resposta até o prazo acima descrito, caso lhe seja solicitado. Se por
ventura a resposta demandar de uma pesquisa ou trabalho mais minucioso, é
recomendável que isto seja informado conforme o exemplo a seguir: “necessito de
um prazo X para lhe enviar o solicitado”.
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