Determinamos o valor do documento conforme a finalidade e vigência que são classificados em:
- Permanentes-vitais: conservados indefinidamente por possuir importância vital para a empresa, sem eles a empresa não funciona. Ex.:contratos, escrituras, estatutos,livros de atas e outros.
- Permanentes: guardados indefinidamente, porém sem importância vital. Ex.: relatórios anuais, registros de empregados, recibos de impostos e taxas e outros.
- Temporários: tem valor de um, dois, cinco ou mais anos. Ex.: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar e outros.
Os documentos vitais merecem cuidados especias como proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e outros eventos, pois a perda ou destruição desses documentos pode significar até o fracasso total de uma empresa.
Algumas maneiras para proteger tais documentos são a utilização de cofre a prova de fogo e a microfilmagem dos documentos vitais.
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