Métodos de Arquivamento

Existem quatro métodos de arquivamento utilizados na construção dos arquivos empresariais.Podem ser usados de maneira isolada ou conjunta.

a)Alfabético: Devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois o prenome na ordem em que apresentam.

ex: Barbosa, Aníbal

a.1) Nomes que exprimen grau de parentesco:

       Vasconcelos Jr,Gustavo

a.2) Títulos honoríficos - são colocados entre parênteses:

       Araújo, Paulo (General)

a.3) Nomes espanhóis o penúltimo correspondente ao da família do pai:

      Hernandez Xavier, José

a.4) Nomes orientais, japoneses, árabes, etc...

      Al Ben Abid

a.5) Nomes de empresas: conforme se apresentam;

      Álvaro Costa e Cia

a.6) Expressões como "Sociedade" e "Companhia" (Cia) devem ser usadas por extenso:

      Companhia Brasileira de Alimentos

a.7) Empresas que usam siglas: devem ser arquivadas dos mesmo jeito:

      UFRGS

a.8) Os nomes das empresas que contém algarismos, devem ser alfabetados:

      Ferragem 2 (dois) Irmãos

a.9) Alfabeticamente: podendo ser feito por letra ou palavra por palavra:

      Por letra               Por palavra

      Porta                    Porta

      Porta-algodão      Porta-algodão

 b) Numérico: neste método os números não são reaproveitados, póis o número atribuido ao cliente passa a ser dele, são usadas nos casos bancários, serviços públicos, arquivos hospitalares etc...

c) Geográfico: usa-se o nome do país, nome da capital e o nome dos correspondentes:

   Brasília

   Ministério da Educação

   Ministério do Interior

   Obs: Em rigorosa ordem alfabética.

d) Por assunto: é a melhor forma de organização, mas para executá-lo deverá ter um amplo conhecimento da empresa. Os assuntos devem ser ordenados de forma alfabética:
  - Cartas Emitidas
  - Cartas Recebidas
  - Relatórios de Compra
  - Relatórios de Vendas

Atualização de Arquivos

  Existem três tipos de transferência de documentos ou papéis de um arquivo para outro:
- Transferências periódicas: são efetuadas em intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, dependendo da frequência de uso.
- Transferência permanetes: são realizadas em intervalos irregulares, sem qualquer planejamento.
- Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porquê mantêm em ordem os arquivos ativos.
                                   

         Dicas para um arquivo bem organizado

               - Use pastas para arquivo;
               - Identifique suas pastas;
               - Etiquetas de pasta e arquivos devem estar em ordem alfabética;
               - Organize os documentos em ordem alfabética ou numérica;
               - Para escrever nas etiquetas, siga a ordem: sobrenome, nome e iniciais dos nomes intermediários.